会议是党政机关、企事业单位社会政治生活中最常见的一种活动方式。基层党政机关、企事业单位的会议活动是有组织性、目的性、秩序性的多人参加的集体活动，是联系人民群众的桥梁和纽带。会议活动需要由一定的组织安排才能确保其顺利召开。新时代党政机关会务工作者，要牢牢把握政治性、服务性、事务性、保密性、综合性、时间性等工作要求。本文就以新时代为背景，结合笔者在政府机关从事会务工作近二十来年的经历，对新时代如何做好中小型会议会务工作分享几点思考和体会，旨在与基层同仁关于做好会议保障服务工作进行交流学习。
精心筹备 细化会前预案
会议前期筹备要到位。天下大事必作于细，会务筹备方案各项工作是否落实到位，直接影响会议能否取得良好的效果。一要讲政治。党政机关所做的是政治工作，承担的是政治责任。作为会务工作者，在接到会议工作任务时，首先要绷紧讲政治这根弦。要充分领会领导的意图，快速启动拟定会议筹备方案，要深刻领会各级领导部门最新的会议筹备精神和要求，不能凭老经验复制以往的方案进行组织筹备。二要讲周密。根据会议的内容、领导的要求充分考虑会议时间、会场安排、会议规模、参会人员、会议签到、会议议程、会场秩序等方方面面的内容，做好每一个细微环节。比如，每年的政府全会的会务工作都必须要成立临时性的工作专班分组具体负责，每个方面和环节的工作都要进行反复研究和模拟，对各种可能的特殊问题和突发问题进行预判，提前进行周密部署，做好应对措施。三要讲协调。会务工作可以说是一项系统工程，环节多、链条长，会前筹备会议方案要将每项工作、每个环节的责任落实到人，同时还要通力协作，讲究配合，防止出现工作脱节。
会议通知下发要到位。制定下发会议通知可以说是会务工作中的重点关键环节之一。一要明确会议要求。会务工作人员要对会议内容心中有数，才能真正领会召开会议的目的和要求，要认真核对需要通知的参会人员名单，做到核实准确无误后再下发通知。比如，新时期以来，办公系统经过一系列改革，常规的会议已经通过单位协同办公系统下发通知，但是还有必要安排一名专人记录会议通知接收人的信息，并负责收集参会人员反馈回来的情况。二要强化综合协作。一场会议的会务工作是一项整体的系统工程，需要团队协作共同完成，每个工作人员做到分工明确，各负其责，同时也要树立“分工不分家”的理念，目的都是围绕“办好会”进行工作，工作过程中发现疏漏环节，即使不是自己的分工范围，也要及时提醒、相互补台。三要坚持严实作风。会务工作要坚持严谨细致的原则，要做到严字当头、实字托底。要以高度负责的责任感，坚决克服“差不多”“基本上”的惰性，坚决彻底地执行各个环节的工作安排。
会前检查确认要到位。会议召开前的检查工作是会议筹备工作中的最后一关，也是整场会议召开前的最关键环节。会务人员要提前到达会场，反复检查会场布置情况，重点核查会议文件材料发放情况，沟通并确认电力保障情况，核实安全保卫工作以及视频信号稳定情况等等。对一些程序性强的会议，如表彰（扬）大会，需要组织相关人员上台领奖的，会务人员一定要组织模拟演练，才能做到万无一失。
精准对接 提供优质会间服务
周密细致，精心提供会间优质服务。会议进程中，会务人员要时刻关注会议进程，随时应对可能出现的临时性、突发性事件。比如，出席会议的领导临时有事缺席，或者临时调整会议的主持人或者会场采暖降温出现问题等情况。在处理临时性、突发性问题时，会务人员首先是对照既定的筹备方案和规范程序采取应对措施，同时也要灵活性、创造性地开展应对。
强化督查，全面考虑会场安全秩序。会议期间，参与安全保障、会风督查的工作人员要到岗到位，切实维持好会场内外的秩序。会议召开后，会场外必须安排专人值班值守，必要时，还需要安排安保人员，防止无关人员进入会场，确保会场秩序；会场内督查人员要适时对会风会纪进行督查，切实做好会前签到、会中抽查、会后通报工作，确保会议高效进行。同时，党政机关所做的是政治工作，许多会议的内容都有涉密内容，保守秘密就是会议的重点要求，因此会务人员要重点做好针对相关参会人员的通信工具、录音工具的检查、保管及存放工作。
精细总结 复盘积累会后经验
马上就办，全面做好会后资料整理。党政机关会务工作要做到闭环管理，会务人员不能有会议结束就是会务工作终结的思想，后续还要做好会议重要文件的清退、会议纪要的整理等。对于收集资料工作，会务人员要做到及时登记、手续完备，将所有涉及会议的相关文件进行立卷归档，并第一时间交给专人负责存放保管，不能留在个人手中。尤其是会议内容涉密的，在会议结束后，会务人员要按照保密工作的相关规定，第一时间将该收回的文件收回，该汇总的文件汇总，该销毁的文件销毁。
跟踪落实，确保会议精神贯彻到位。会议结束后，办公室要及时将会议议定事项和相关工作任务及时分解并落实到具体单位，明确完成时限和反馈要求。效能办和督查室要做好跟进督办，并将交办事项落实情况及时反馈给会议召集人和相关领导，实现闭环管理。
及时反馈，总结积累会议筹办经验。每次会议结束后，会务人员还需要进行会议总结，肯定成绩、分析不足。通过总结会，会务人员对会议筹备方案中的会务流程、工作规则进行修改完善，积累工作经验，增强团队协作能力，不断适应新时代会务工作要求，持续提升办会水平。
作为党政机关会务工作人员，一定要围绕“办好会”的目标，按照规定程序，做到认真负责、严谨周密、细微谨慎、突出重点、善于总结，才能扎实做好会前筹备、会间服务、会后完善等各项工作，才能更好地为新时代会议提供优质服务，确保会议达到预期效果。
